Jak naplánovat firemní akci krok za krokem
Než začnete obvolávat DJe, srovnejte si základy. Tenhle postup používáme na akcích od 30 do 500 lidí a pořadí kroků není náhodné:
- Cíl akce. Poděkování týmu, stmelení, představení novinky, večírek pro klienty? Od cíle se odvíjí úplně všechno ostatní. „Prostě nějaká akce” je recept na akci, která nebaví nikoho.
- Rozpočet a počet hostů. Dvě čísla, která si ujasněte hned na začátku. Orientačně počítejte od zhruba 1 500 Kč na osobu za komorní formát po 4 000 Kč a víc za večer se show.
- Termín a prostor. Rezervujte 3–6 měsíců dopředu, atraktivní termíny (červen, září, prosinec) klidně dřív. Prostor vybírejte podle programu, ne naopak.
- Koncept a program. Téma, dramaturgie večera, hlavní bod programu. Tady se rozhoduje, jestli akce bude zážitek, nebo raut s proslovem.
- Dodavatelé. Catering, technika, hudba, doprovodný program, fotograf, hostesky. Čím dřív poptáte, tím větší výběr máte.
- Pozvánky a komunikace. Save the date aspoň měsíc předem, program tajemně naznačte. Zvědavost funguje líp než apel na docházku.
- Produkce na místě. Harmonogram po minutách, jedna osoba, která večer řídí, a plán B na počasí i techniku.
Pokud vám už u bodu 5 došla trpělivost, je fér říct, že přesně tohle je práce eventové agentury.
Program a zábava na firemní akci: srdce celého večera
Zábava na firemní akci má jedno pravidlo: lidé se nesmí cítit jako na povinném školení. Program stavějte jako menu, ze kterého si každý vybere, ne jako povinnou trasu.
Co se nám osvědčuje jako hlavní programový blok:
- Živá show. Barmanská exhibice, kouzelník mezi stoly, laser show nebo stand-up šitý na míru firmě. Jeden silný dvacetiminutový blok vždy porazí tři vlažné.
- Firemní kvíz nebo tipovačka. Otázky o vlastní firmě spolehlivě strhnou sál. Hlasuje se mobilem, výsledky běží na plátně.
- Zážitkové workshopy. Míchání koktejlů, degustace vín či kávy, latte art. Aktivity na firemní akce, u kterých si lidé povídají, fungují dvojnásob.
- Turnaje a mini soutěže. Stolní fotbálek, šipky, retro arkády. Soutěživost kolegů nikdy nepodceňujte.
Doprovodný program na firemní akce pak běží celý večer sám: fotokoutek, VR brýle, simulátory, casino koutek nebo obří deskovky.
Hudba a DJ: podcenit zvuk se nevyplácí
DJ na firemní akci není člověk, který „pustí písničky”. Dobrý DJ čte sál: ví, kdy hrát podkres k večeři, kdy zvednout tempo a kdy nasadit hit, na který vyběhne i finanční oddělení.
Rychlá pomůcka pro rozhodování: DJ je flexibilnější a rozpočtově přívětivější, kapela dělá atmosféru a wow efekt. Na větších akcích funguje kombinace, kapela odehraje první set a DJ převezme parket do rána. A ať zvolíte cokoliv, investujte do pořádného zvuku a světel. Skvělý DJ na špatné aparatuře je jako šéfkuchař s mikrovlnkou.
Výzdoba firemní akce: atmosféra na první pohled
Výzdoba firemní akce rozhoduje o atmosféře dřív, než si hosté stihnou vzít první drink. Nemusí stát majlant, musí být konzistentní:
- Světlo dělá 80 % dojmu. Ambientní nasvícení sálu ve firemních barvách promění i obyčejnou halu. Nejlevnější velká změna, jakou můžete udělat.
- Jedno téma, důsledně. Garden party, gatsby, neon, festival. Výzdoba, dress code a program v jednom stylu působí profesionálně i při menším rozpočtu.
- Branding s mírou. Logo na fotostěně ano, logo na každém ubrousku ne. Akce má být zážitek, ne veletržní stánek.
- Květiny a zeleň. Živé rostliny fungují vždy a dají se po akci rozdat kolegům. Dvojitý efekt za jedny peníze.
Hostesky a personál: neviditelní hrdinové akce
Hostesky na firemní akce nejsou dekorace, ale první dojem. Vítají hosty, navigují, řeší šatnu, rozdávají welcome drink a odpovídají na otázky, které byste jinak řešili vy.
Orientační pravidlo: jedna hosteska na 40–50 hostů, u větších akcí navíc supervizor. K tomu počítejte barmany, obsluhu rautu, techniky a produkčního, který drží harmonogram. Právě personál odlišuje akci, kde všechno „nějak funguje”, od večera, kdy organizátor běhá s vysílačkou a nestihne si dát ani chlebíček.
Netradiční formáty: loď, zahrada, nebo obrazovka
Když už máte za sebou třetí akci ve stejném hotelovém salonku, je čas vystoupit z řady:
- Firemní akce na lodi. Praha z Vltavy je kulisa, kterou nepřebije žádná výzdoba. Lodě pojmou od 30 do několika set hostů, catering i DJ fungují na palubě bez kompromisů. Jediné, co musíte pohlídat, je včasná rezervace: léto a září mizí první.
- Garden party. Zahrada paláce, střešní terasa, vinice. Grilování, lehká hudba, hry na trávníku. Nutná podmínka: plán B pro případ deště, ideálně krytá varianta přímo v místě.
- Akce spojená s výjezdem. Spojte program s výletem za Prahu.
- Virtuální a hybridní akce. Máte tým rozprostřený po republice nebo po světě? Online formát není nouzovka, pokud má režii: moderátor, interaktivní kvíz, degustační balíčky rozeslané předem a stream v dobré kvalitě. Půl dne obrazovky s prezentacemi naopak nikdo nepřežije.
Firemní akce pro malé firmy: méně lidí, více zážitku
Do 30 lidí máte výhodu, kterou korporace nemají: můžete si dovolit formáty, které se stovkou hostů nejdou. Privátní degustace s someliérem, společné vaření pod vedením šéfkuchaře, úniková hra, projížďka na paddleboardech nebo komorní večeře s kvízem šitým na míru každému u stolu.
Platí jednoduchá matematika: místo tří průměrných bodů programu jeden silný zážitek. Malý tým si ho užije intenzivněji a rozpočet na osobu vám vyjde často líp než u velké akce.
Organizace firemní akce: checklist, se kterým nic nezapomenete
| Kdy |
Co vyřešit |
| 3–6 měsíců předem |
Cíl akce, rozpočet, počet hostů, termín, rezervace prostoru |
| 2–3 měsíce předem |
Koncept a téma, catering, hudba a DJ, hlavní program, save the date |
| 1 měsíc předem |
Doprovodný program, výzdoba, technika, hostesky, pozvánky s programem |
| 2 týdny předem |
Potvrzení počtu hostů, harmonogram po minutách, speciální diety |
| Týden předem |
Finální brief dodavatelů, plán B na počasí, rozdělení rolí v týmu |
| Den D |
Ranní kontrola prostoru, zvuková zkouška, produkce na místě |
| Po akci |
Poděkování, fotky do firmy, vyhodnocení a zpětná vazba |
Vytiskněte, odškrtávejte, spěte klidně.
Nechte to na profících (a přijďte si akci užít)
Všechno výše zvládnete sami, pokud máte čas, nervy a telefonní seznam ověřených dodavatelů. Pokud ne, od toho jsme tu my. Ve We Are Creative Agency stavíme firemní akce na klíč už 9 let: prostor, catering, program, DJ, výzdobu, hostesky i produkci na místě. Vy schválíte koncept a rozpočet, my zařídíme zbytek a vy si na vlastní akci poprvé v životě dáte chlebíček vsedě.
Podívejte se, jak vypadá firemní akce na klíč, nebo nám rovnou napište.
Nezávazná poptávka →
Časté otázky k organizaci firemní akce
Jak naplánovat firemní akci krok za krokem?
Postupujte v pořadí: cíl akce, rozpočet a počet hostů, termín a prostor, koncept s programem, dodavatelé, pozvánky a nakonec produkce na místě. Klíčové je nezačínat detaily (barva ubrusů) dřív, než máte jasno v základech.
Kolik dopředu je potřeba akci plánovat?
U běžné akce počítejte s 3–6 měsíci, u velkých akcí a atraktivních termínů (červen, září, prosinec) klidně půl roku i více. Nejdřív mizí oblíbené prostory a lodě, pak nejlepší kapely a DJové.
Co nesmí na firemní akci chybět?
Jasný cíl, moderátor nebo někdo, kdo večer řídí, kvalitní zvuk, jeden silný bod programu a doprovodná zábava, která běží sama: fotokoutek, atrakce, dobrý bar. A harmonogram po minutách, o kterém hosté nevědí, ale organizátor ano.
Jaké jsou nápady na akci pro malou firmu?
Komorní zážitkové formáty: degustace vín nebo rumu, společné vaření s šéfkuchařem, úniková hra, projížďka lodí nebo privátní večeře s kvízem na míru. Do 30 lidí vsaďte na jeden intenzivní zážitek místo velké produkce.
Dá se udělat dobrá firemní akce online?
Ano, pokud má režii jako televizní pořad: moderátor, krátké bloky, interaktivní kvíz s hlasováním a balíčky rozeslané účastníkům předem (degustace, snack box). Ideální délka je 60–90 minut, ne celé odpoledne.
Potřebuji na akci hostesky?
U akcí nad zhruba 50 hostů rozhodně ano. Hostesky řeší registraci, šatnu, navigaci i welcome drink a šetří organizátorovi desítky drobných požárů. Počítejte orientačně jednu hostesku na 40–50 hostů.
Zajistí agentura celou akci, nebo jen program?
Full servis. V rámci firemní akce na klíč řešíme prostor, catering, program, hudbu, výzdobu, hostesky, techniku i produkci na místě. Vy schvalujete koncept a rozpočet, zbytek je na nás.
